Privacybeleid

1 Inleiding

Swole Youth VZW (hierna "wij", "ons" of "Swole Youth") verbindt zich ertoe de privacy van de gebruikers van haar website te beschermen. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving.

2 Verwerkingsverantwoordelijke

3 Verzamelde gegevens

3.1 Rechtstreeks verstrekte gegevens

• Inschrijving voor activiteiten: naam, voornaam, geboortedatum, e-mailadres, telefoon, adres, relevante medische informatie, noodcontacten
• Vrijwilligers/Animatoren: naam, voornaam, geboortedatum, e-mail, telefoon, adres, rijksregisternummer (voor contracten)
• Bij een aankoop: naam, voornaam, e-mailadres, telefoon, leveringsadres
• Contactformulier: naam, e-mail, bericht

3.2 Automatisch verzamelde gegevens

• Technische gegevens: IP-adres, type browser, besturingssysteem
• Voorkeuren: geselecteerde taal
• Navigatiegegevens: bezochte pagina's (alleen als u analytische cookies hebt aanvaard)

4 Doeleinden van verwerking

• Beheer van inschrijvingen voor activiteiten en kampen
• Veiligheid van deelnemers waarborgen (medische informatie, noodcontacten)
• Beheer van contracten voor vrijwilligers en animatoren
• Bestellingen in de shop verwerken en leveren
• Communicatie met ouders en deelnemers
• Voldoen aan onze wettelijke en administratieve verplichtingen
• Onze site en diensten verbeteren

5 Rechtsgrond van de verwerking

• Uitvoering van de overeenkomst: voor inschrijvingen en bestellingen
• Wettelijke verplichting: voor het beheer van vrijwilligerscontracten en boekhoudkundige verplichtingen
• Gerechtvaardigd belang: voor de veiligheid van deelnemers (medische gegevens)
• Toestemming: voor niet-essentiële cookies en marketingcommunicatie

6 Bewaartermijn

• Inschrijvingsgegevens: 2 jaar na de laatste activiteit
• Bestellingsgegevens: 10 jaar (wettelijke boekhoudkundige verplichting)
• Vrijwilligerscontracten: 10 jaar na het einde van het contract
• Contactgegevens: 3 jaar na het laatste contact
• Medische gegevens: verwijderd aan het einde van elke activiteit

7 Delen van gegevens

Uw gegevens kunnen worden gedeeld met:

• Stripe: veilige betalingsverwerking
• OVH: hosting (gegevens opgeslagen in de EU)
• OneSignal: pushmeldingen (indien aanvaard)
• Bevoegde autoriteiten: in geval van wettelijke verplichting

8 Bescherming van minderjarigen

Onze vereniging werkt voornamelijk met minderjarigen. De gegevens van kinderen worden met bijzondere zorg verwerkt:

• Ouderlijke toestemming is vereist voor elke inschrijving
• Medische gegevens zijn alleen toegankelijk voor de activiteitsverantwoordelijken
• Geen enkele minderjarigendata wordt gebruikt voor marketingdoeleinden

8.1 Portretrecht van kinderen

In het kader van onze activiteiten (kampen, ateliers, evenementen, schoolondersteuning) worden er foto's en/of video's gemaakt van de deelnemende kinderen. Deze beelden kunnen worden gebruikt voor:

• Interne communicatie: delen van momenten uit de activiteit met ouders
• Website: illustratie van onze activiteiten op swoleyouth.com
• Sociale media: publicatie op onze Facebook, Instagram en andere platforms van Swole Youth
• Promotiemateriaal: flyers, affiches, brochures over onze activiteiten
• Activiteitenverslagen: documentatie voor onze partners en subsidieverstrekkers

Toestemming en machtiging

Bij elke inschrijving worden ouders of wettelijke voogden uitgenodigd om hun uitdrukkelijke toestemming te geven voor het gebruik van het beeld van hun kind. Deze toestemming is:

Verbintenissen van Swole Youth

Wij verbinden ons ertoe:

• Nooit afbeeldingen te publiceren waarmee een kind kan worden geïdentificeerd zonder toestemming van de ouders
• Nooit de volledige naam van een kind te koppelen aan een openbare foto zonder specifieke toestemming
• Afbeeldingen uitsluitend te gebruiken in het kader van onze verenigings- en educatieve activiteiten
• Afbeeldingen nooit te verkopen, over te dragen of door te geven aan derden voor commerciële doeleinden
• Elke afbeelding te verwijderen op eenvoudig verzoek van de ouder of wettelijke voogd
• Erop toe te zien dat de gepubliceerde afbeeldingen de waardigheid en integriteit van het kind respecteren

Bewaartermijn van afbeeldingen

• Interne afbeeldingen: bewaard gedurende de duur van de activiteit
• Online gepubliceerde afbeeldingen: bewaard zolang de toestemming niet is ingetrokken
• Archief: afbeeldingen kunnen worden gearchiveerd voor historische doeleinden van de vereniging

Uw rechten uitoefenen

Voor vragen over het gebruik van het beeld van uw kind, om uw toestemming in te trekken of om verwijdering van een afbeelding te vragen: info@swoleyouth.com

9 Uw rechten

Conform de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op inzage: een kopie van uw gegevens opvragen
• Recht op rectificatie: uw gegevens corrigeren
• Recht op verwijdering: verwijdering van uw gegevens aanvragen
• Recht op beperking: de verwerking beperken
• Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd formaat
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen de verwerking

Om deze rechten uit te oefenen: info@swoleyouth.com

10 Beveiliging

• SSL/TLS-versleuteling voor alle transmissies
• Veilige opslag met beperkte toegang
• Veilige authenticatie voor toegang tot gevoelige gegevens
• Regelmatige beveiligingsupdates

11 Klachten

Als u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd:

12 Wijzigingen

Dit beleid kan worden gewijzigd. Elke wijziging zal op deze pagina worden gepubliceerd.

13 Terugbetalings- en annuleringsbeleid

13.1 Algemeen principe

Inschrijvingen voor activiteiten, kampen, ateliers, evenementen en diensten aangeboden door Swole Youth VZW zijn persoonlijk en op naam.

Elke inschrijving wordt definitief na validatie van de betaling, tenzij hieronder anders bepaald.

13.2 Herroepingsrecht (online inschrijvingen)

Bijgevolg is geen automatisch herroepingsrecht van toepassing na inschrijving voor een gedateerde activiteit (kampen, schoolondersteuning, evenementen, ateliers).

13.3 Annulering door de deelnemer / ouder

Annulering vóór de start van de activiteit

Annulering na de start van de activiteit

13.4 Punctuele afwezigheden

Punctuele afwezigheden (ziekte, persoonlijke belemmering, vakantie, enz.) geven geen recht op terugbetaling, vermindering of uitstel, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

13.5 Uitzonderlijke gevallen die recht geven op gedeeltelijke terugbetaling

Een gedeeltelijke of volledige terugbetaling kan uitsluitend worden overwogen in de volgende gevallen, na overlegging van een geldig bewijsstuk:

• Ernstige ziekte of ongeval waardoor deelname onmogelijk is (medisch attest vereist)
• Overmacht (ziekenhuisopname, overlijden van een naaste, uitzonderlijke situatie)
• Administratieve of gerechtelijke beslissing die de deelname beïnvloedt

In deze situaties behoudt Swole Youth VZW zich het recht voor een gedeeltelijke terugbetaling of een tegoed geldig voor een toekomstige activiteit voor te stellen.

13.6 Annulering of wijziging door Swole Youth

Swole Youth VZW behoudt zich het recht voor een activiteit te annuleren of te wijzigen in geval van:

• Onvoldoende aantal deelnemers
• Onbeschikbaarheid van een animator
• Overmacht (weersomstandigheden, sanitaire beperkingen, enz.)

Geen bijkomende schadevergoeding kan worden geëist.

13.7 Terugbetalingsmodaliteiten

• Terugbetalingen worden uitgevoerd via het oorspronkelijke betaalmiddel
• De verwerkingstermijn bedraagt maximaal 14 dagen na validatie van het verzoek
• Eventuele bankkosten blijven ten laste van de deelnemer

Voor elk terugbetalingsverzoek: info@swoleyouth.com