Politique de Confidentialité

1 Introduction

Swole Youth ASBL (ci-après "nous", "notre" ou "Swole Youth") s'engage à protéger la vie privée des utilisateurs de son site web. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la législation belge applicable.

2 Responsable du traitement

3 Données collectées

3.1 Données fournies directement

• Inscription aux activités : nom, prénom, date de naissance, adresse email, téléphone, adresse, informations médicales pertinentes, contacts d'urgence
• Bénévoles/Animateurs : nom, prénom, date de naissance, email, téléphone, adresse, numéro de registre national (pour les contrats)
• Lors d'un achat : nom, prénom, adresse email, téléphone, adresse de livraison
• Formulaire de contact : nom, email, message

3.2 Données collectées automatiquement

• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation
• Préférences : langue sélectionnée
• Données de navigation : pages visitées (uniquement si vous avez accepté les cookies analytiques)

4 Finalités du traitement

• Gérer les inscriptions aux activités et stages
• Assurer la sécurité des participants (informations médicales, contacts d'urgence)
• Gérer les contrats des bénévoles et animateurs
• Traiter et livrer les commandes du shop
• Communiquer avec les parents et participants
• Respecter nos obligations légales et administratives
• Améliorer notre site et nos services

5 Base juridique du traitement

• Exécution du contrat : pour les inscriptions et commandes
• Obligation légale : pour la gestion des contrats bénévoles et obligations comptables
• Intérêt légitime : pour la sécurité des participants (données médicales)
• Consentement : pour les cookies non essentiels et communications marketing

6 Durée de conservation

• Données d'inscription : 2 ans après la dernière activité
• Données de commande : 10 ans (obligation légale comptable)
• Contrats bénévoles : 10 ans après la fin du contrat
• Données de contact : 3 ans après le dernier contact
• Données médicales : supprimées à la fin de chaque activité

7 Partage des données

Vos données peuvent être partagées avec :

• Stripe : traitement sécurisé des paiements
• OVH : hébergement (données stockées en UE)
• OneSignal : notifications push (si acceptées)
• Autorités compétentes : en cas d'obligation légale

8 Protection des mineurs

Notre association travaille principalement avec des mineurs. Les données des enfants sont traitées avec une attention particulière :

• Le consentement parental est requis pour toute inscription
• Les données médicales sont uniquement accessibles aux responsables d'activité
• Aucune donnée de mineur n'est utilisée à des fins marketing

8.1 Droit à l'image des enfants

Dans le cadre de nos activités (stages, ateliers, événements, soutien scolaire), nous sommes amenés à prendre des photographies et/ou vidéos des enfants participants. Ces images peuvent être utilisées pour :

• Communication interne : partage avec les parents des moments vécus pendant l'activité
• Site web : illustration de nos activités sur swoleyouth.com
• Réseaux sociaux : publication sur nos pages Facebook, Instagram et autres plateformes de Swole Youth
• Supports promotionnels : flyers, affiches, brochures présentant nos activités
• Rapports d'activité : documentation pour nos partenaires et subsides

Consentement et autorisation

Lors de chaque inscription, les parents ou tuteurs légaux sont invités à donner leur autorisation explicite pour l'utilisation de l'image de leur enfant. Cette autorisation est :

Engagements de Swole Youth

Nous nous engageons à :

• Ne jamais publier d'images permettant d'identifier un enfant dont les parents n'ont pas donné leur accord
• Ne jamais associer le nom complet d'un enfant à une photo publique sans autorisation spécifique
• Utiliser les images uniquement dans le contexte de nos activités associatives et éducatives
• Ne jamais vendre, céder ou transférer les images à des tiers à des fins commerciales
• Supprimer toute image sur simple demande du parent ou tuteur légal
• Veiller à ce que les images publiées respectent la dignité et l'intégrité de l'enfant

Durée de conservation des images

• Images internes : conservées pendant la durée de l'activité
• Images publiées en ligne : conservées tant que l'autorisation n'est pas retirée
• Archives : les images peuvent être archivées à des fins historiques de l'association

Exercer vos droits

Pour toute question concernant l'utilisation de l'image de votre enfant, pour retirer votre consentement ou demander la suppression d'une image : info@swoleyouth.com

9 Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données
• Droit de rectification : corriger vos données
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
• Droit à la limitation : restreindre le traitement
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement

Pour exercer ces droits : info@swoleyouth.com

10 Sécurité

• Chiffrement SSL/TLS pour toutes les transmissions
• Stockage sécurisé avec accès restreint
• Authentification sécurisée pour l'accès aux données sensibles
• Mises à jour régulières de sécurité

11 Réclamations

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés :

12 Modifications

Cette politique peut être modifiée. Toute modification sera publiée sur cette page.

13 Politique de remboursement et d'annulation

13.1 Principe général

Les inscriptions aux activités, stages, ateliers, événements et services proposés par Swole Youth ASBL sont personnelles et nominatives.

Toute inscription devient ferme après validation du paiement, sauf dispositions contraires prévues ci-dessous.

13.2 Droit de rétractation (inscriptions en ligne)

Par conséquent, aucun droit de rétractation automatique ne s'applique après l'inscription à une activité datée (stages, soutien scolaire, événements, ateliers).

13.3 Annulation par le participant / parent

Annulation avant le début de l'activité

Annulation après le début de l'activité

13.4 Absences ponctuelles

Les absences ponctuelles (maladie, empêchement personnel, vacances, etc.) ne donnent droit à aucun remboursement, ni à une réduction ou un report, sauf mention contraire explicite.

13.5 Cas exceptionnels donnant droit à remboursement partiel

Un remboursement partiel ou total peut être envisagé uniquement dans les cas suivants, sur présentation d'un justificatif valable :

• Maladie grave ou accident empêchant la participation (certificat médical requis)
• Force majeure (hospitalisation, décès d'un proche, situation exceptionnelle)
• Décision administrative ou judiciaire affectant la participation

Dans ces situations, Swole Youth ASBL se réserve le droit de proposer un remboursement partiel ou un avoir valable pour une activité future.

13.6 Annulation ou modification par Swole Youth

Swole Youth ASBL se réserve le droit d'annuler ou de modifier une activité en cas de :

• Nombre insuffisant de participants
• Indisponibilité d'un animateur
• Force majeure (conditions météorologiques, contraintes sanitaires, etc.)

Aucune indemnisation complémentaire ne pourra être exigée.

13.7 Modalités de remboursement

• Les remboursements sont effectués via le moyen de paiement initial
• Le délai de traitement est de maximum 14 jours après validation de la demande
• Les frais bancaires éventuels restent à charge du participant

Pour toute demande de remboursement : info@swoleyouth.com