Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 02/03/2026

1 Introduction

Swole Youth ASBL (ci-après "nous", "notre" ou "Swole Youth") s'engage à protéger la vie privée des utilisateurs de son site web. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la législation belge applicable.

2 Responsable du traitement

Swole Youth ASBL
N° d'entreprise : BE 1004.693.732
Bruxelles, Belgique
Email : info@swoleyouth.com
Téléphone : 0499 40 73 73

3 Données collectées

3.1 Données fournies directement

Inscription aux activités : nom, prénom, date de naissance, adresse email, téléphone, adresse, informations médicales pertinentes, contacts d'urgence
Bénévoles/Animateurs : nom, prénom, date de naissance, email, téléphone, adresse, numéro de registre national (pour les contrats)
Lors d'un achat : nom, prénom, adresse email, téléphone, adresse de livraison
Formulaire de contact : nom, email, message

3.2 Données collectées automatiquement

Données techniques : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation
Préférences : langue sélectionnée
Données de navigation : pages visitées (uniquement si vous avez accepté les cookies analytiques)

4 Finalités du traitement

Gérer les inscriptions aux activités et stages
Assurer la sécurité des participants (informations médicales, contacts d'urgence)
Gérer les contrats des bénévoles et animateurs
Traiter et livrer les commandes du shop
Communiquer avec les parents et participants
Respecter nos obligations légales et administratives
Améliorer notre site et nos services

5 Base juridique du traitement

Exécution du contrat : pour les inscriptions et commandes
Obligation légale : pour la gestion des contrats bénévoles et obligations comptables
Intérêt légitime : pour la sécurité des participants (données médicales)
Consentement : pour les cookies non essentiels et communications marketing

6 Durée de conservation

Données d'inscription : 2 ans après la dernière activité
Données de commande : 10 ans (obligation légale comptable)
Contrats bénévoles : 10 ans après la fin du contrat
Données de contact : 3 ans après le dernier contact
Données médicales : supprimées à la fin de chaque activité

7 Partage des données

Vos données peuvent être partagées avec :

Stripe : traitement sécurisé des paiements
OVH : hébergement (données stockées en UE)
OneSignal : notifications push (si acceptées)
Autorités compétentes : en cas d'obligation légale

Nous ne vendons jamais vos données à des tiers.

8 Protection des mineurs

Notre association travaille principalement avec des mineurs. Les données des enfants sont traitées avec une attention particulière :

Le consentement parental est requis pour toute inscription
Les données médicales sont uniquement accessibles aux responsables d'activité
Aucune donnée de mineur n'est utilisée à des fins marketing

8.1 Droit à l'image des enfants

Dans le cadre de nos activités (stages, ateliers, événements, soutien scolaire), nous sommes amenés à prendre des photographies et/ou vidéos des enfants participants. Ces images peuvent être utilisées pour :

Communication interne : partage avec les parents des moments vécus pendant l'activité
Site web : illustration de nos activités sur swoleyouth.com
Réseaux sociaux : publication sur nos pages Facebook, Instagram et autres plateformes de Swole Youth
Supports promotionnels : flyers, affiches, brochures présentant nos activités
Rapports d'activité : documentation pour nos partenaires et subsides

Consentement et autorisation

Lors de chaque inscription, les parents ou tuteurs légaux sont invités à donner leur autorisation explicite pour l'utilisation de l'image de leur enfant. Cette autorisation est :

Libre : le refus n'empêche pas la participation de l'enfant à l'activité
Spécifique : vous pouvez autoriser certains usages et en refuser d'autres
Révocable : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant

Engagements de Swole Youth

Nous nous engageons à :

Ne jamais publier d'images permettant d'identifier un enfant dont les parents n'ont pas donné leur accord
Ne jamais associer le nom complet d'un enfant à une photo publique sans autorisation spécifique
Utiliser les images uniquement dans le contexte de nos activités associatives et éducatives
Ne jamais vendre, céder ou transférer les images à des tiers à des fins commerciales
Supprimer toute image sur simple demande du parent ou tuteur légal
Veiller à ce que les images publiées respectent la dignité et l'intégrité de l'enfant

Durée de conservation des images

Images internes : conservées pendant la durée de l'activité
Images publiées en ligne : conservées tant que l'autorisation n'est pas retirée
Archives : les images peuvent être archivées à des fins historiques de l'association

Exercer vos droits

Pour toute question concernant l'utilisation de l'image de votre enfant, pour retirer votre consentement ou demander la suppression d'une image : info@swoleyouth.com

9 Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

Droit d'accès : obtenir une copie de vos données
Droit de rectification : corriger vos données
Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
Droit à la limitation : restreindre le traitement
Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
Droit d'opposition : vous opposer au traitement

Pour exercer ces droits : info@swoleyouth.com

10 Sécurité

Chiffrement SSL/TLS pour toutes les transmissions
Stockage sécurisé avec accès restreint
Authentification sécurisée pour l'accès aux données sensibles
Mises à jour régulières de sécurité

11 Réclamations

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés :

Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles, Belgique
www.autoriteprotectiondonnees.be

12 Modifications

Cette politique peut être modifiée. Toute modification sera publiée sur cette page.

13 Politique de remboursement et d'annulation

13.1 Principe général

Les inscriptions aux activités, stages, ateliers, événements et services proposés par Swole Youth ASBL sont personnelles et nominatives.

Toute inscription devient ferme après validation du paiement, sauf dispositions contraires prévues ci-dessous.

13.2 Droit de rétractation (inscriptions en ligne)

Conformément au Code de droit économique belge et à la directive européenne 2011/83/UE, le droit de rétractation de 14 jours ne s'applique pas aux services liés à des activités de loisirs prévues à une date ou période déterminée (article VI.53, 12° CDE).

Par conséquent, aucun droit de rétractation automatique ne s'applique après l'inscription à une activité datée (stages, soutien scolaire, événements, ateliers).

13.3 Annulation par le participant / parent

Annulation avant le début de l'activité

Délai avant le début	Remboursement
Plus de 14 jours	80% du montant payé (20% retenus pour frais administratifs)
Entre 14 et 7 jours	50% du montant payé
Moins de 7 jours	Aucun remboursement (sauf cas exceptionnel - voir 13.5)

Annulation après le début de l'activité

Aucun remboursement ne sera accordé en cas d'absence, d'abandon en cours d'activité ou de non-participation partielle, sauf cas prévu au point 13.5.

13.4 Absences ponctuelles

Les absences ponctuelles (maladie, empêchement personnel, vacances, etc.) ne donnent droit à aucun remboursement, ni à une réduction ou un report, sauf mention contraire explicite.

13.5 Cas exceptionnels donnant droit à remboursement partiel

Un remboursement partiel ou total peut être envisagé uniquement dans les cas suivants, sur présentation d'un justificatif valable :

Maladie grave ou accident empêchant la participation (certificat médical requis)
Force majeure (hospitalisation, décès d'un proche, situation exceptionnelle)
Décision administrative ou judiciaire affectant la participation

Dans ces situations, Swole Youth ASBL se réserve le droit de proposer un remboursement partiel ou un avoir valable pour une activité future.

13.6 Annulation ou modification par Swole Youth

Swole Youth ASBL se réserve le droit d'annuler ou de modifier une activité en cas de :

Nombre insuffisant de participants
Indisponibilité d'un animateur
Force majeure (conditions météorologiques, contraintes sanitaires, etc.)

Dans ce cas :

Un remboursement intégral sera effectué, ou
Une activité équivalente ou un avoir sera proposé

Aucune indemnisation complémentaire ne pourra être exigée.

13.7 Modalités de remboursement

Les remboursements sont effectués via le moyen de paiement initial
Le délai de traitement est de maximum 14 jours après validation de la demande
Les frais bancaires éventuels restent à charge du participant

Pour toute demande de remboursement : info@swoleyouth.com